Teamsのチャットでメンションする方法!個人からチーム、全員まで宛先の設定を解説

2020年7月18日

Teamsのグループチャットやチームチャットでは、メンションと呼ばれる方法で特定の相手や全体に対して、投稿をお知らせする機能があります。

チャットで気づいてほしい投稿や重要性の高いメッセージを送る際に便利な機能です。

そんなTeamsチャットでよく使うメンションについて解説したいと思います。

Teamsのメンションとは

Teamsで使われるメンションとは、Slackでも使われるメンションと同様の機能です。

チャットにおいてメッセージに注目してもらいたい場合や注意を引きたい場合に、「@ユーザー名」のメンションをつけてメッセージを投稿します。

メンションがついているメッセージの場合、メンションなしのメッセージに比べ通知レベルが高いため、メンションをつけたユーザーに、メッセージが送られたという通知が届きます。

Teamsでアクティビティの通知される

チャット内の通常メッセージ(メンションなし)だと通知しないユーザーも、メンション付きは通知設定を有効化しているケースが多いです。

デスクトップバナーやフィード、メールなどでメッセージが届いたことが通知され、気づきやすいメリットがあります。

メンションには3種類(個人、チーム、全体)

Teamsのメンションには先程紹介した個人を含め、以下の3種類が用意されています。

  1. 個人
  2. チーム
  3. 全体(channel全体)

1つ目の個人はTeamsを契約している組織内の特定メンバーに送るものです。

例えば私(山本)宛にメンション付きのメッセージを送る場合は「@山本」とチャットの投稿入力欄に打ち込みます。

このときは、メンション付きメッセージが送信された旨の通知が私に対して飛びます。

2つ目のチームは、Teamsの組織内で定義したチームに所属するメンバー全員を対象としたメンションです。

1つ目は個人宛てだったものが、チームメンバーと複数人にメンションが飛ぶようになります。

Teamsのチャットでメンションを付ける方法~@channelで参加者全体に通知を出す

最後の全体(channel)はそのチャットに参加している全員にメンションを飛ばす際に使用します。

Teamsチャットでメンションの送り方

Teamsのグループチャットや会議チャットでメンションを送る方法を紹介します。

個人宛のメンションの付け方

メンションをつけたい場合は、メッセージ入力欄で「@(アットマーク)」を打つと、候補となるユーザーが表示されます。

Teamsのチャットで@(アットマーク)を入力すると、候補のユーザーが表示される

候補のユーザーが多い場合は、さらに名前の情報を入力することで、候補ユーザーを絞り込むことができます。

候補ユーザーの中から、メンションをつけたいユーザーを選択すると、そのユーザーにメンションを送れます。

候補ユーザーにユーザーが表示されない場合は、名前の漢字が旧字体で登録されていたりするケースがあります。

そうした時には、@メールアドレスを入力すると、候補ユーザーに表示される場合があるので、試してみてください。

なお、1つのメッセージで複数のユーザーに対し、メンションをつけることができます。

チーム宛のメンションの送り方

チームメンバー全員に通知を送りたい場合には、チーム宛のメンションです。

「@team」と入力すると、チームの候補が表示され、選択することができます。

Teamsで@teamと入力すると、チーム名が候補として表示される

候補として表示されたチーム名を選択すると、メッセージ内でチームのメンションが付加されます。

Teamsのチャットでチーム宛てでメンションを送る

メッセージ上でチーム名が文字色が変化して表示されます。

この状態で伝えたいメッセージを入力して、送信するとチームメンバー全員に通知が送られます。

参加者全員へのメンションの送り方

グループチャットや会議チャットで全体にメンションを送りたい場合は、「@channel」をつけます。

Teamsのチャットで参加者全員に@channelで通知を飛ばすことが可能

チャネルが表示され、そのTeams会議内に参加している全員にメッセージの投稿が通知できます。

どのメンションを付与するかは、通知したいユーザーの範囲に応じて適切に設定しましょう。

Teamsメンションを送った際の注意点

なおTeamsのメンションを送っても注意点があります。

メンションをつけてメッセージを送ったといって、すぐに気づくわけではありません。

相手のメンションに対する通知設定によっては、気づくことに遅れるケースがあります。

Teamsをアプリやブラウザで開いておらず、メール通知を無効にしている場合、相手はTeamsを開くまで気づくことはありません。

メンションしたからといって、すぐに相手に通知が行くわけではないことを理解しておきましょう。

また、組織ごとにルールを定めるケースが多いですが、参加者全員に送る「@channel」は全員に通知したい情報共有や、緊急時の全体連絡で使われるケースが多いです。

「チャネル」でのメンションはあまり頻発させずに、本当に全員にお知らせしたい場合だけに留めるようにしましょう。

Teamsメンションの通知設定変更は?

Teamsのチャットでメンションを受けたときに、どのように通知を受けるか設定することができます。

Teamsのメンション時の通知設定については下記の記事で手順を解説しています。

Teamsの通知の変更方法!通知音のオフやバナー/フィード/メールの通知設定

個人、チーム、チャネルのメンションそれぞれに対して、通知オフにしたり、バナーやメールで通知するように設定可能です。

メンションの通知に関しては性質上、基本的に通知をオンにしておくのが推奨されます。

メンションは予め組織内のルール取り決めが大切

便利なTeamsのメンションですが、あまりに頻繁に利用すると、通知があふれてしまいます。

あまりの通知回数が多くなると、さきほど紹介した通知設定を切り替えて、通知をオフにしてしまうユーザーがでてきてしまいます。

その結果、せっかくのメンションが通知オフによって機能しなくなる恐れがあります。

メンション機能は通常のチャットよりも緊急性が高いメッセージなので、そうした緊急性を保つよう、組織としてメンションをつけるルールを明確化することが大切です。

まとめ・終わりに

今回、Teamsのチャットでメンションをつける方法を解説しました。

メンションをつけると、通常のチャットよりも通知レベルが高いため、相手が気づきやすくなります。

Teamsのメンションには①個人、②チーム、③チャネルの3種類あり、それぞれを組み合わせて適切な人にメッセージを知らせることができます。

ただ、メンションを乱発してしまうと、通知が増えすぎてしまい、通知オフにするユーザーも出てきます。

適切な使い方を組織で定め、Teamsのメンションとしての相手にお知らせする機能を保つようにしましょう。