Teams会議で画面共有を行う方法を解説!共有可能な4種類のコンテンツと注意点を紹介

Teamsでリモート会議を行っていると、プレゼン資料や自分の端末に写っている画面を共有して説明したいケースがあります。

Teamsの会議で画面共有を行う手順と、共有可能な4種類のコンテンツと注意点について解説したいと思います。

リモート会議は認識合わせが難しい

リモート会議は対面の会議に比べ、認識を合わせることが難しくなっています。

参加者の理解を把握することがビデオ会議を使えば、参加者の表情は分かります。

しかし、やはり画面越しでは理解しているかどうか雰囲気をつかみにくいです。

会話だけの会議では、参加者によって発言の受け取り方は異なります。

そのため、せっかくリモートでビデオ会議しても、認識合わせが上手くいかず、時間だけ消費してしまうケースが起こります。

Teams会議では画面共有は必須

参加者の理解を深めるためには、Teams会議において、画面共有は必要不可欠な機能です。

画面共有は、自分の端末で開いているアプリやブラウザの画面を共有することができます。

操作や手順を説明する際でも言葉だけは伝えるのが難しいですが、画面共有で画面を見せながら説明することで参加者の理解度を格段に高めることができます。

参加者の理解が深まった場合のイメージ

さらに、画面共有した状態でTeams会議を録画しておけば、あとからその内容を見返すことができるようになり、動画のマニュアルとしても利用可能です。

画面共有でリモートの発表やプレゼンも

Teams会議の画面共有機能を使えば、会議の他にプレゼンテーションもリモートで実施することができます。

提案のプレゼンや資料発表などはこれまでは対面で集まってスライド投影するのが一般的でした。

今までの発表・プレゼンは、対面でスライド投影する形が一般的だった

しかし、在宅勤務やリモートワークが当たり前になったことで、発表やプレゼンもリモートで行われるようになりました。

その際に必要不可欠となったのが画面共有で、パワーポイントやスライドを画面共有して発表したり、製品やサービスのデモを画面共有で実演することができます。

Teamsで画面共有できるコンテンツ4種類

Teams会議で画面共有できるコンテンツは以下の4種類があります。

  1. ウィンドウ
  2. デスクトップ
  3. パワーポイント
  4. ホワイトボード

「ウィンドウ」は、ブラウザやアプリケーションなどの特定の1つのウィンドウを画面共有します。

選択した画面以外のウィンドウは表示されることはありません。

それに対し、「デスクトップ」はデスクトップ画面を会議参加者に画面共有します。

この場合は、ブラウザやアプリなどを複数を画面共有できます。

パワーポイントではTeams上のパワーポイントファイルを他のユーザーも操作可能な形で共有できます。

※ホワイトボードの共有についてはこちらの記事で解説しています。

Teamsのビデオ会議でホワイトボードを使用する方法〜リモートでも課題整理・認識合わせ

画面共有したいシーンに応じて、4つのコンテンツを選んで使い分けます。

Teamsで画面共有を行う方法を解説

Teams会議で画面共有を実際にどのように行うか、設定手順を解説していきます。

画面共有は1対1の通話から複数人参加のTeams会議までいろいろな場面で利用可能です。

※今回はTeamsのデスクトップアプリでの設定手順です。

1.会議中に表示されるメニューから画面共有のアイコンをクリックします。

Teamsのホワイトボードを使うためにビデオ会議のメニューに表示される画面共有のアイコンをクリック

2.共有できる画面やウィンドウ、パワーポイントから共有したいものをクリック

Teamsのホワイトボードを使うために、画面共有でMicrosoftのWhiteBoardを選択する

3.参加者の端末で画面が共有されるまで時間がかかるので、少し待つ

以上の3StepでTeams会議での画面共有は完了です。

画面共有が正常に実施されると、自分の端末上では画面共有しているウィンドウが赤枠で囲まれて表示されます。

Teamsの画面共有を行ったウィンドウは画面が赤枠で囲まれて表示される

Teamsで画面共有を行う際の注意点

便利なTeams会議の画面共有機能ですが、いくつかの注意点があります。

注意すべきポイントを知らず、画面共有を行っていると、見られてはいけないデータが画面共有される恐れがあるので、注意が必要です。

 複数画面共有はウィンドウではなくデスクトップ

Teams会議で画面共有を行う際の注意点として、1つ目はウィンドウの使い分けです。

ブラウザや特定のアプリケーションを画面共有する際は、通常ウィンドウの中から共有したい画面を選択します。

しかし、ブラウザや複数のアプリケーションを横断して画面共有したい場合、画面を切り替える度に画面共有を解除し、次のウィンドウを再度共有する必要があります。

画面共有を切り替えると、そのたびに参加者側に投影されるまでに待ち時間が生じます。

そうした中断時間によって会議で使える時間も少なくなり、参加者にストレスも与えます。

あらかじめ複数画面を画面共有したい場合には、特定のウィンドウではなく、デスクトップ画面を共有するようのしましょう。

デスクトップ共有時は、共有しない画面や通知はオフに

デスクトップ画面の共有を行うと、デスクトップに表示されている画面が共有され、複数のアプリケーションを切り替えることができます。

しかし、デスクトップ共有の場合、デスクトップに映っているものがそのまま投影されるため、見られてはいけない画面が参加者に見えることがあります。

本来見せてはいけない情報を誤って共有してしまうと、情報流出などのセキュリティー事故にも発展します。

さらにメールや他のアプリケーションのデスクトップ通知を行なっていると、それらも表示されてしまいます。

個人間のやり取りのメールやメッセージの通知が見えると、トラブルにも繋がります。

デスクトップ共有時には、他のウィンドウや通知には注意を払い、できるだけウィンドウを閉じたり、通知オフにしておきましょう。

まとめ・終わりに

今回、Teams会議で利用できる画面共有について使い方や注意点を紹介しました。

Teamsの画面共有は非常に便利な機能で、参加者が同時に同じ画面を表示でき、認識合わせやプレゼン発表に利用できます。

ただ、何も注意を払わずに画面共有を利用していると、見られてはいけない画面や通知までTeams会議の参加者に見える恐れがあります。

しっかり画面共有機能の注意点を配慮しつつ、便利なTeams画面共有の機能を使いこなしましょう。