マイクロソフトTeamsでステータスを手動設定・変更する方法

テレワーク(リモートワーク)ではテレビ会議やチャットなどの機能を備えたマイクロソフトのTeamsがよく使われています。

Teamsでは予定表の情報やTeamsの情報を参照し、通話中や対応中などが自動的にステータスが変更されます。

このTeamsで表示されるステータスを手動で設定・変更する方法を紹介したいと思います。

Teamsは新型コロナでシェア拡大中

新型コロナの流行によって全国各地で緊急事態宣言が出された中、在宅勤務によるリモートワークが急増しています。

そうしたリモートワークでは、これまでのメールや電話のやり取りに加え、物理的に距離が離れた状態でテレビ会議(Web会議)を行うツールが必須になります。

Zoomなどのビデオ会議システムが一躍脚光を浴びましたが、中でもOS・オフィスで圧倒的シェアを誇るマイクロソフトのコミュニケーションツール「Teams」がシェアを急拡大しています。

マイクロソフトのコミュニケーションツールTeamsのチャット画面

Teamsでは、Slackのような個人間のチャットやグループチャットに加え、多人数の音声通話やビデオ会議が可能です。

特定のユーザーの端末画面を共有したり、さらには他人の画面を操作したりして、対面の会議で行っていることができるようなツールになっています。

とりわけTeamsはマイクロソフト製ということで、セキュリティー面も強固で、セキュリティーリスクが指摘されたZoomよりも利用推奨されるケースが多いです。

Teamsは予定や通話状態でステータスが自動変更

マイクロソフトのTeamsでは端末の起動状態や、予定表の予定内容、さらに現在ビデオ会議を行っているかなどで、ユーザーステータスを表示します。

端末を起動しTeamsが立ち上がっていると、連絡可能とグリーン色で表示されます。

 

予定表に予定が入っている時間帯は取り込み中、ビデオ会議を行っている際は通話中といったステータスがTeamsの同じグループ内では見ることができます。

 

Teamsのステータスは手動でも変更可能

Teamsのステータスは自動的に変更される以外にも手動で変更が可能です。

例えば、お手洗いなどで一時的に席を外す場合には一時離席中、昼食時は退席中といったステータスに変更することで、他のユーザーに自分の状態を通知することができます。

職場などに行かない在宅勤務のリモートワークでは、同じ職場の人がどんな状態か見えづらいです。

そうした際に上手くステータスを設定することで、相手に自分の状態を伝え、連絡が取れないで不安になる機会をへらすことができます。

Teamsステータスを自ら設定する方法

そこで、Teamsの自分のステータスを手動設定する方法を解説します。

たった3ステップで設定でき、とても簡単です。

1.Teamsのアプリ画面で、右上にある自分のアイコンをクリックします。

マイクロソフトTeamsの自分のステータスを変更する方法①(アプリ編)

2.アイコンをクリックすると、現在の状態が表示されるので、クリックします(下図では「連絡可能」)。

マイクロソフトTeamsの自分のステータスを変更する方法②(アプリ編)

3.クリックすると表示される5つのステータスから、現状に適したステータスを選択します。

マイクロソフトTeamsの自分のステータスを変更する方法③(アプリ編)

以上の3StepでTeamsのステータスの手動設定は完了です。

ステータスを変更すると、表示が切り替わるのが確認できます。

マイクロソフトTeamsの自分のステータスを変更する方法④(アプリ編)アプリでは比較的すぐに表示が更新される

Teamsのステータスを変更すると、どれぐらいで表示に反映される?

このTeamsのステータスが変更されるまでにどれぐらいで反映されるのでしょうか。

今回、実験したケースでは、タイムラグはそれほどなく1分もかからず変更されました。

ネット上で調べたところ、数分程度との記述もありました。

Teamsのアプリ版とブラウザでの利用を比較すると、アプリ版のほうがステータスの変更が早かったです。

Teamsのスタータスは追加できる?

Teamsで手動設定できるステータスは以下の五種類が用意されています。

  1. 連絡可能
  2. 取り込み中
  3. 応答不可
  4. 一時退席中
  5. 退席中表示

それ以外に独自のステータスを追加できるのでしょうか。

調べてみたところ、残念ながら自分で独自のステータスは追加できないようです。

そのため、今用意されているデフォルトのステータスしか設定することができません。

※もしかしたら、今後アップデートによってステータスの追加ができるかもしれません。

まとめ・終わりに

今回、マイクロソフトのコミュニケーションツール「Teams」に表示されるアカウントのステータス情報を手動設定、変更する方法を説明しました。

ステータスはTeamsの利用状況によって自動的に変化しますが、手動で設定することもできます。

一時的に席を外す場合や、作業に集中したいときにステータスを変えると通知が来なくなったり、他の人にもステータスが伝わります。

テレワークで円滑にコミュニケーションを行うため、自身のステータスの設定をしっかり行いましょう。