Teamsのユーザーステータス(プレゼンス)の一覧まとめ~状態で見るべきポイントを解説

マイクロソフトのコミュニケーションツールTeamsでは、ユーザーが現在どういった状態か示すステータス(プレゼンス)が表示されます。

今回、Teams上に表示されるプレゼンスの一覧と変更条件をまとめてみました。

 

Teamsのプレゼンスとは?

マイクロソフトが提供するコミュニケーションツールでは、ユーザーが今どういった状態か、ステータスが表示されるプレゼンス機能があります。

このプレゼンスはユーザーが手動で設定するものから、TeamsやOutlookの使用状況から自動的に設定されるものもあります。

Teamsアプリなどで見られるプレゼンスを確認することで、連絡を取りたいユーザーが今何をしているか知ることができます。

例えば、「連絡可能」なら電話やテレビ会議を行うことができます。

会議中であれば電話は難しいので、Teamsのチャットで連絡するといった、相手の状況を考慮した連絡が可能です。

Teamsのステータス(プレゼンス)一覧

Teamsアプリで表示されるプレゼンスは種類が非常に豊富です。

マイクロソフトTeams公式HPのヘルプページによると、以下の17種類が用意されています。

マイクロソフトのTeamsのユーザーのプレゼンス(ステータス)一覧まとめ

  1. 連絡可能
  2. 連絡可能、外出中
  3. 取り込み中
  4. 通話中
  5. 会議中
  6. 通話中、外出中
  7. 応答不可
  8. 発表中
  9. フォーカス
  10. 退席中
  11. 時刻
  12. 一時退席中
  13. 業務時間外
  14. オフライン
  15. 状態不明
  16. ブロックされました
  17. 外出中

同じ色のアイコンでもプレゼンスは微妙に異なるケースがあります。

Teamsのプレゼンス変更条件

Teamsの17種類あるプレゼンス(ステータス)の中で、変更される条件が判明している種類を紹介します。

1.連絡可能

→端末が起動し、Teams・Outlookともに予定や通話がない状態

2.取り込み中

→Outlookに予定が入っている場合、もしくは手動で設定した場合

3.通話中

→Teamsで通話している状態

4.会議中

→Outlookで複数名が参加する予定が入っている場合

5.応答不可

→Teamsの設定で手動で「応答不可」に設定した場合

6.発表中

→Teamsのテレビ会議に参加し、画面共有している状態

7.フォーカス

→TeamsのMy Analyticsを利用しOutlookのカレンダーでフォーカス時間を設けた時

8.退席中

→一定時間端末を操作していない、もしくはロックした状態(手動設定可能)

9.一時退席中

→手動で「一時退席中」を設定した状態。

10.オフライン

→Teamsにログインしていない状態

11.状態不明

→Teamsのユーザーの状態を取得できなかった場合

Teamsの公式サポートページにも表示条件の記載がないプレゼンスも存在しますが、大半は上記の条件でプレゼンスが変化します。

手動で設定可能なTeamsプレゼンス

上記のTeamsプレゼンスの中で、以下の5種類が手動で設定変更できます。

  1. 連絡可能
  2. 取り込み中
  3. 応答不可
  4. 退席中
  5. 一時退席中

これらのステータスに手動変更する方法は以下の記事で解説しています。

マイクロソフトTeamsでステータスを手動設定・変更する方法

主なステータスアイコンは4種類

主に表示されるプレゼンスのアイコンとしては、以下の4種類です。

  1. 緑色のアイコン
  2. 黄色のアイコン
  3. 赤の一時停止アイコン
  4. 赤のアイコン

Teamsのアイコンは緑、赤、黄の3色

上のアイコン以外にも用意されていますが、4種類だけを覚えておけば問題ありません。

リモートワークなどで相手の状況が確認できない状態では、Teamsのアイコンがユーザーの状態を知る手がかりです。

緑→黄→赤という信号機のような形でユーザーの状態を瞬時に把握できるようになっています。

アイコンの色に応じて、連絡手段を使い分け

Teamsのプレゼンスのアイコンのカラーからどのように相手に連絡を取ればよいかわかります。

まず緑色の場合はWeb会議やOutlookの予定は入っていないため、いかなる方法でも連絡できます。

※ただし携帯(スマホ)での電話中の場合は電話が繋がりません。

続いて黄色のアイコンの場合は、会議などはしていませんが、端末を開いていない可能性があります。

そのため、TeamsでのWeb会議は難しいケースがあり、チャットかまたはスマホ電話で連絡が取れる場合があります。

最後の赤いアイコンは会議などでWeb会議や電話が難しい状態です。

トラブルなどの緊急事態を除き、メールやチャットなどでのテキストで連絡を取るのが望ましいです。

まとめ・終わりに

今回、マイクロソフトのTeamsのユーザーに表示されるステータス、プレゼンスの一覧をまとめてみました。

プレゼンスには手動設定可能なものと、teamsやOutlookの状態から自動的に設定されるものがあります。

他のユーザーのプレゼンスを見て、連絡を取るかどうか判断できます。

プレゼンスの意味を覚えておくと、連絡がスムーズに進むので、オススメです。