スプレッドシートの通知設定を解説！セルが変更された時にメールでお知らせ
Googleのスプレッドシートは、複数メンバーで共同編集することが多いですが、変更された時に通知が来ると便利です。
そこで、スプレッドシートのセルに変更が発生した際に、メールで通知する設定方法を解説します。
スプレッドシートは共同編集を
Googleが提供する表計算のスプレッドシートは、ブラウザでアクセスし、編集することができるクラウドサービスです。
スプレッドシートは自分1人で使うだけでなく、同じ組織やチームのメンバーにも権限を付与することで共同編集することができます。
かつて表計算でおなじみのExcelは共同編集ができない仕様だったため、とても不便でした。
しかし、Googleスプレッドシートが共同編集という機能を提供し、エクセルなどの表計算ソフトでは共同編集が当たり前の機能になりました。
変更された時に知りたいケースも
複数のメンバーで共有しているスプレッドシートの場合、誰がスプレッドシートを修正したか知りたいケースがあります。
色々なメンバーが操作・編集するスプレッドシートだと、誤操作によってスプレッドシートのデータが消失することが多いです。
操作しやすいユーザーインターフェイスであるがゆえに、重要なデータでもBackspaceキーやDeleteキーを1回押しただけで削除されます。
そうした不測の事態に備え、スプレッドシートには変更履歴の機能が用意されています。
変更履歴を使えば、誰がいつ変更したかスプレッドシートの修正履歴が確認可能です。
さらに、なにかデータを壊してしまった場合には、データを壊す前の変更履歴に戻すことができます。
便利な変更履歴の機能ですが、わざわざ変更履歴を確認しなくても、スプレッドシートの変更が通知されれば、より便利です。
スプレッドシートには通知ルールを設定可能
実はスプレッドシートには通知機能もあります。
スプレッドシートの修正時に、どのように通知をするかという通知ルールを設定することで、メールで修正が通知されます。
この通知機能のルールを事前に設定しておけば、通知内容をメールで知ることができます。
スプレッドシートの通知ルールの追加手順
スプレッドシートのファイルで変更が生じた時にメールで通知されるようにする設定手順を解説します。
１．スプレッドシートのメニューバーにある「ツール」から「通知ルール」を選択します。
２．通知ルールの設定のダイアログが表示されるので、通知条件と通知方法を設定します。
- 通知条件では、スプレッドシートの変更時は「変更が入ったとき」を選択します。
- 通知方法では、1日1回まとめてか、変更のたび都度メールするか選択します。
３．通知条件と通知方法の2種類を設定した上で、保存ボタンをクリックします。
1~3Stepを実施すると、通知ルールが作成されるので、これでスプレッドシート変更時の通知設定が完了です。
このように設定した通知ルールが表示され、あとから編集したり、削除することも可能です。
スプレッドシート変更時の通知メールの動作
実際にスプレッドシートの通知ルールを設定して、どのような通知メールが来るか検証テストしてみます。
設定としては、その都度メールを送る設定にして、別のアカウントでスプレッドシートの修正を行ってみて、通知メールを確認します。
Googleから「"スプレッドシートのファイル名"が更新されました」という件名でメールが受信されました。
メール本文内にはどこが変更されたかという内容までは記載されていません。
しかし、メールに「変更内容を確認」という記述の後に「ここをクリック」というリンクが用意されています。
リンクをクリックすると、変更箇所を表示するページがブラウザで表示されます。
どこが修正されたか一目瞭然で確認することができます。
メールを受け取っておくことで、あとからスプレッドシートのデータロストや破損を発見した時に、いち早く発見可能です。
まとめ・終わりに
今回、スプレッドシートで他のユーザーが変更した際に、変更したことをメールで通知する通知ルールの設定を紹介しました。
スプレッドシートのファイル単位で設定でき、設定すると、1日に1回または都度変更の通知をメールで受け取ることができます。
スプレッドシートは共同編集が便利ですが、その反面、データを誤って消去してしまうなどの事故も起きやすいです。
シートの保護など防止策も大事ですが、こうして通知設定しておくことで、修正箇所の把握もできます。
売上データなど重要なデータをスプレッドシートで管理している場合は、通知ルールの設定を活用しましょう。