スプレッドシートをWebページとしてウェブに公開する方法～アプリ不要で誰でもアクセス
Googleのスプレッドシートは、Webアプリケーション内での共有以外に、Webページとして公開して誰でもアクセス可能にできます。
今回、スプレッドシートをウェブに公開する方法とそのメリットを解説します。
スプレッドシートをWebページとして公開
Googleスプレッドシートは、ブラウザから利用できる表計算ソフトです。
Googleスプレッドシートのサービスサイトにアクセスし、新規作成・編集します。
他のユーザーとスプレッドシートのデータを共有したい場合は、アクセス権限を設定することで、他のユーザーでもアクセス可能です。
許可するユーザーをGoogleアカウント単位で細かく設定することや、リンクを知っている人はアクセス可能にするなど柔軟に設定できます。
しかし、他の人と共有する方法として、Webページとして公開する方法もスプレッドシートには用意されています。
スプレッドシートをウェブに公開する手順
スプレッドシートをウェブに公開する手順はとても簡単です。
１．スプレッドシートのメニューバーにある「ファイル」から「ウェブに公開」をクリックします。
※(2022年5月追記)メニューバー「ファイル」がアップデートされています。
上記のように「ウェブに公開」が表示されない場合は、ファイルメニューの「共有」にあるので、そちらを選択ください。
２．ウェブに公開の画面で、公開範囲(ドキュメント全体or対象シート)と公開形式を選択し、「公開」ボタンをクリックします。
３．再度スプレッドシートを公開してよいか確認メッセージが表示されるので、「OK」ボタンをクリックします。
以上の3Stepで簡単に公開することができます。
Googleスプレッドシートをウェブページとして公開すると、スプレッドシートのWebアプリケーションを開くことなく、スプレッドシートのデータにアクセスできます。
ウェブは誰でも見ることが可能なため、どんなユーザーでも表示することができます。
ただ、ウェブページでは表示のみで、スプレッドシートの編集は不可能です。
基本的に検索結果では非表示
なお、スプレッドシートのウェブに公開したWebページは検索結果の対象にはなりません。
リンクを知っている人しかアクセスができない状態です。
そのため、検索結果からたくさんのユーザーがアクセスするといったことも起こりえません。
スプレッドシートをWebページで公開するメリット
スプレッドシートは、リンク共有でも他のユーザーが閲覧することができます。
ただ、スプレッドシートをWebページとしてウェブに公開するメリットは2点ほどあります。
スマホだとアプリ不要
スマホでスプレッドシートを閲覧する場合、アプリを立ち上げようとします。
ブラウザ操作を工夫することで、ブラウザでもスプレッドシートを閲覧する方法はありますが、アプリでの閲覧・操作が基本です。
その点、スプレッドシートをWebページとして公開すれば、ブラウザでアクセスすることができます。
わざわざスマホにスプレッドシートやOffice365のアプリをインストールしなくても閲覧可能です。
シート単位で公開が可能し、秘匿可能
今回のウェブに公開手順では、ドキュメント全体を公開しましたが、Webページとして公開する場合、シート単位でも公開ができます。
通常のスプレッドシートの共有では、特定シートのみ共有はできず、別途特定シートだけを参照するスプレッドシートが必要です。
もし、データは共有したいけれども、他のユーザーに見られたくないシートがある場合には、ウェブに公開で特定シートのみ公開するのも選択肢の１つです。
そのまま複製ができない
スプレッドシートのまま共有すると、閲覧可能なユーザーはスプレッドシートのメニューからコピーを作成することができます。
スプレッドシートをコピーすると、セル内の数式やコンテナバインド型のGASスクリプトなども取得されてしまします。
しかし、Webページとして公開すれば、数式の仕組みなども秘匿できます。
貼り付け等でデータ自体のコピーは可能なものの、GASスクリプトや数式を守りたい場合に有効です。
このように通常の権限付与やリンク共有があるものの、スプレッドシートをウェブに公開するメリットも存在しています。
まとめ・終わりに
今回、スプレッドシートをWebページとしてウェブに公開する方法と、そのメリットを紹介しました。
スプレッドシートは、リンク共有以外に、WebページやPDF、CSVファイルとして公開することもできます。
ウェブに公開することで、スマホの場合、スプレッドシートのアプリ不要で閲覧できたり、一部のシートのみ公開することも可能です。
リンク共有や権限付与で使う機会は少ないですが、ウェブに公開した方が便利なケースもあるので、ぜひご活用ください。