RPAで業務自動化したほうがよい仕事を見つける方法～3つのポイントに注目
普段行われている様々な業務の中にはRPAを使って、業務自動化可能な仕事がたくさんあります。
ただ、そうした仕事を見つけるのも普段ルーティンで行っていると気づきにくいです。業務自動化すべき仕事を発見する方法を解説したいと思います。
①あまり気が乗らない作業を探す
RPAによる業務自動化を導入する目的としては、「会社全体の生産性を上げること」です。
残念ながらRPAでの業務自動化は社内の従業員の反発を招くケースが多くあります。
「AIに仕事を奪われる」
「RPA導入して人員が削減される」
AIやRPAが流行するようになって、上記のような意見を見かけるようになりました。
従業員の中にはAIやRPAが導入されることで、自分が担当している仕事を奪われ、仕事がなくなるのではないかと不安を抱えています。
そうした従業員は単純な作業をRPAで代替させようとすると反対し、協力しないといったことも起こります。
これではRPAを導入することで逆に負担が発生し、生産性が実は下がったという事態も発生します。
そこで考えるべきは、業務削減されることで従業員が喜ぶ仕事をRPAで代替することです。
それは一言で言えば「気乗りしないルーティンワーク」です。気乗りしないルーティンワークは、難しくないけれど、単純作業が多く、取り掛かるまでに時間がかかり、結果的に完了までに時間を要します。
こうした仕事はその人の生産性を著しく低下させています。この気乗りしないルーティンワークこそRPAで自動化すべき仕事です。
RPAによって業務自動化できれば、従業員は滅入る作業から解放されます。従業員からも喜ばれます。
気乗りしない仕事を仕事する必要がなければ、従業員は空いた時間で別の作業ができるようになるので生産性が高まります。
「RPAは単純作業の代替ではなく、生産性を高めるためのツール」
と捉えることで、RPAで代替すべき仕事が見つけやすくなります。
②見た目・デザインに時間をかけている社内資料
社内会議や売上の報告会で使用するレポートの体裁にものすごく時間をかけてしまっている社内資料があると思います。
上司や上長、他部署の人が読んでわかるように図の体裁や細かな表記に注意した結果、その社内資料のために、多大な時間がかかってしまっています。
こうした仕事もRPAによる業務自動化が向いています。
なぜならば、「RPAやロボットが自動で作業した」という前提があれば、レポートのデザインに文句を言われることが少ないからです。
中にはRPAではレポート作業を代替できないという指摘をする人もいますが、RPA導入の会社の方針を示しつつ、
「RPAなので細かいデザインまでは対応できない」
と言えば、そうした指摘をする人の追究を避けることができます。
もちろん、社外のクライアント向けの資料はできるだけ分かりやすく伝える資料作りが大切です。
しかし、社内で情報共有のためだけに、そうしたリソースを割いているなら、RPAに代替してもらうことで、業務削減につながります。
③頻度が毎月1回以上発生する仕事
①または②の条件を満たす仕事でも、RPAによる自動化すべきかという点は頻度も意識する必要があります。
もし、気乗りしない作業や過剰品質な社内資料作成などでも年に1回であれば、RPAの自動プログラム作成にかかるコストの方が高い可能性があります。
そこで頻度の基準としては、「毎月1回以上発生するか」がしきい値になります。
毎週や毎日発生する作業の場合、年間に換算すると50回、250回近く発生します。そうした作業はRPA化を検討すべきです。
ただ、毎月でも1時間かかる作業が短縮できれば、年間で12時間近く削減できます。
さらに５年スパンなどの長期的な期間で考えれば、60時間とさらに時間削減効果は大きくなります。
そのため、頻度の基準としては、以下のように考えればよいです。
- ①、②の作業で毎日・毎週必要⇒RPAすべき
- ①、②の作業で毎月1回必要⇒RPA検討すべき
まとめ・終わりに
今回RPAによる業務自動化・効率化すべき仕事を見つける３つのポイントを紹介しました。
大前提として生産性を下げる仕事をRPAで自動化することが大切です。
その中で、気乗りしない従業員の生産性を下げる仕事や社内向け資料なのにデザイン・体裁に時間をかけすぎてしまっているものが効率化対象とすべきです。
さらに、その仕事が発生する頻度も重要な基準で、月1回以上の場合はRPA化を検討すべきです。
これらの３つのポイントを考えながら、RPAの業務自動化できないか仕事を探してみて下さい。