OutlookのメールをTeamsのチャネルやユーザー、会議チャットに共有・転送する方法

Outlookで受信したメールをTeamsでメンバーと共有したい。

そんな場合に、Outlook操作でメールをTeams上のチャネルや会議チャットに転送できるようになったので、メールのTeams転送・共有方法を解説します。

OutlookのメールをTeamsで共有

仕事のコミュニケーションツールとして、従来からメインで利用されているのがメールです。

近年は社内やチーム内のコミュニケーションツールとして、TeamsやSlackといったチャットツールの利用が急増しています。

しかし、Teamsなどのチャットは会社内や組織内のメンバー同士でのやり取りの利用が多く、外部の人とのやり取りはまだまだメールが多い状態です。

OutlookのメールをTeamsで共有したい場合、これまではコピペなどで対応するケースが多かったです。

PowerAutomateなどのRPAツールを活用すれば、届いたメールをTeamsに自動投稿するといった自動処理を組み込むこともできます。

ただ、PowerAutomateに取り組む必要があったり、転送条件をきちんと設定しないとあらゆるメールが自動投稿されてしまう恐れがありました。

2021年4月のTeamsとOutlookのアップデートによって、OutlookのメニューからメールをTeamsに簡単に共有できるようになりました。

OutlookのメールをTeamsに転送する方法

OutlookのメールをTeamsに転送する方法を解説します。

1.Outlookの受信箱にあるメールの中から、Teamsに転送したいメールを選択します。

2.メール上部のOutlookメニューから「Teamsで共有」をクリックします。

3.ブラウザが立ち上がるので、Teamsアプリがある場合は「Microsoft Teamsを開く」でデスクトップアプリを開きます。

4.選択したメールを転送共有したいTeamsのユーザーやチャット、または会議チャネルを選択し、「共有」ボタンをクリックします。

※メールに添付ファイルが存在する場合、「添付ファイルを含める」のチェックボックスで添付ファイルも共有するか選択可能です。

以上の4StepでOutlookのメールをTeamsの特定チャットやチャネルに転送できます。

コピペではなく、OutlookメニューからのTeams転送を使えば、メールに関する様々な情報をそのまま転送できるため、タイトルや本文など何度もコピペしてメールを整形する必要がありません。

さらに、メールをダウンロードし、Outlookで開けば、共有されたユーザーが返信することができます。

ブラウザ版Teamsでもメールの共有操作は可能

なお、先ほどのOutlookメールのTeams共有は、デスクトップアプリで実行しました。

ブラウザ版のTeamsでもメールを共有することは可能です。

Outlookのメール画面にある「Teamsで共有」を押した後に起動するブラウザ画面で、「このブラウザーで続ける」をクリックすれば、共有作業がブラウザで継続されます。

このように、Teamsのデスクトップアプリがなくても、Outlookのメール共有ができるようになっています。

OutlookメールのTeams共有時の注意点

なお、Outlookのメールを共有する際に注意したいポイントもあります。

Teamsでメール共有時はメール用の拡張子「.eml」ファイルとして共有されます。

その結果、やり取りを行ったメールすべてがファイルとしてTeamsのチャネルやチャットに投稿されます。

他のユーザーからもメールの過去のやり取りがすべて確認できるため、そうした過去のやり取りを見せたくない場合、今回のOutlookメール共有ではなく、コピペでチャットに投稿して共有するのがオススメです。

まとめ・終わりに

今回、Outlookで受信したメールをTeamsに転送する方法を紹介しました。

2021年4月のアップデートでOutlookのメールをTeamsに転送できる機能が実装されました。

Teams転送機能を使うことで、メールを簡単にTeamsの会議チャットやチャネルに転送して、Teams内で共有できます。

社内ではTeamsのコラボレーションツールの利用が進んでも、社外とのやり取りではメールはまだまだ必要不可欠です。

それぞれを手間なく連携し、情報をより見やすくできるよう、ぜひ新しく追加されたメールのTeams転送機能を利用しましょう。