スプレッドシートで別ファイルのシートやセルを参照する方法(IMPORTRANGE関数)
Googleスプレッドシートを使っていると、シート内のセルだけでなく、異なるスプレッドシートファイルにあるシートやセルを参照したい場合がでてきます。
実はスプレッドシートでは、そうした場合に参照することができる方法として、IMPORTRANGE関数が用意されています。
今回、IMPORTRANGE関数を利用した、別のスプレッドシートを参照する方法を解説したいと思います。
別のスプレッドシートを参照したい
スプレッドシートでは、同じシート内にあるセルや異なるシートのセルを参照する機会が多いです。
集計値を算出する場合や、一部情報を切り出す場合にはセル参照がとても便利です。
ただ、時折同じスプレッドシートではなく、異なるスプレッドシートのセルを参照したいケースが出てきます。
ただ、実はそうした場合にもスプレッドシートは対応しています。
異なるスプレッドシートのシート・セル値を参照できる関数が用意されています。
異なるスプレッドシートを参照できる関数
現在開いているスプレッドシートとは異なるスプレッドシートにあるセルの値を参照する関数がスプレッドシートには用意されています。
別スプレッドシートのセルを参照できるのがIMPORTRANGE関数です。
「IMPORTRANGE(“スプレッドシートID or URL","シート名!参照範囲")」という形で別スプレッドシートの特定シートを参照範囲として指定可能です。
さらにスプレッドシートURLの部分は、スプレッドシートキーでも代替でき、「IMPORTRANGE(“スプレッドシートキー","シート名!参照範囲"」と書くこともできます。
IMPORTRANGE関数の使い方
実際にスプレッドシートでIMPORTRANGE関数を活用する方法を解説します。
IMPORTRANGE関数は参照するスプレッドシートのID(またはURL)と、参照するセル範囲の2つを引数に指定します。
先程紹介したスプレッドシートで、アドレス欄にあるURLから下図のように赤枠部分を確認します。
上記がスプレッドシートキーでIMPORTRANGE関数で引数に使用します。
※スプレッドシートURLも可能ですが、関数の記述が長くなるため、スプレッドシートキー推奨です。
調べたスプレッドシートキーをIMPORTRANGE関数の第一引数に設定し、第二引数に参照した「シート名！範囲」をしています。
=IMPORTRANGE(“1MrlXHTfTO8a5F-o3TxPQprsZ-Zz_m_237DW05_2JuGw",“注文データ!B1:F10")
初回はアクセス許可が必要
ただ、初めてIMPORTRANGE関数を使った際には、そのままでは別スプレッドシートの値を参照することができません。
関数を入力したセルには「#REF」と表示され、「これらのシートをリンクする必要があります」というメッセージが表示されます。
「アクセスを許可」ボタンをクリックすることで参照できるようになります。
すると、別スプレッドシートにあった表データを参照し、表示することが可能になりました。
VLOOKUPの組み合わせも
IMPORTRANGE関数とVLOOKUP関数を組み合わせることもできます。
２つを組み合わせることで、別スプレッドシートのデータから検索キーにヒットしたセルだけ抽出して表示することも可能です。
※詳しい方法は以下の記事で解説しています。
IMPORTRANGEの注意点
別スプレッドシートから値を参照できるIMPORTRANGE関数はとても便利ですが、いくつかの注意点もあります。
実データは参照元にあり、編集不可
あくまで実データは参照したスプレッドシートにあり、IMPORTRANGE関数を使ったスプレッドシートでは値の修正はできません。
もし、参照したセル範囲に値を書き込もうとすると、IMPORTRANGE関数はエラーを起こします。
データを修正したい場合には、必ず参照元のスプレッドシートで修正する必要があります。
さらに、なにかメモ書き等する際は、IMPORTRANGE関数の表示範囲を避けなければいけません。
IMPORTRANGE多用で動作速度低下
IMPORTRANGE関数を使っていると、スプレッドシートを開く際に、参照先のスプレッドシートも読み込みが必要になります。
そのため、IMPORTRANGEを使っていないスプレッドシートよりも読み込み時間がかかります。
とりわけ複数のスプレッドシートをIMPORTRANGEで参照すればするほど、読み込み速度がかかります。
定期的にスプレッドシートに変化がないか参照し、変化した場合には同期処理が走るため、結果的に動作速度が低下します。
IMPORTRANGEが便利だからといって、使いすぎは厳禁です。
まとめ・終わりに
今回、Googleスプレッドシートで異なるスプレッドシートを参照するための関数「IMPORTRANGE」の使い方を解説しました。
IMPORTRANGEを使えば、別ファイルのスプレッドシートのデータにもアクセスができるようになるため、データの集計が便利になります。
ただ、便利なIMPORTRANGEですが、使い勝手で気をつけるべき点や、使いすぎには注意なところもあります。
しっかりメリットとデメリットを理解し、IMPORTRANGE関数を活用し、スプレッドシートを便利に活用しましょう。